“Agora que 100% das nossas invoices são processadas de forma automática e totalmente eletrônica, temos verificado vantagens substanciais, em termos de tempo de processamento, em termos de eficiência de todos os serviços prestados e em termos de satisfação do cliente.”
Nicolas Landois, Diretor da Société des Transports Landois (STL)
Sobre a Société des Transports Landois
Fundada há mais de 60 anos, a Société des Transports Landois é uma empresa familiar especializada no transporte frigorífico de mercadorias, mais especificamente na área alimentar. Com sede na Bretanha, a empresa cobre uma grande área da França e atende principalmente as regiões de Borgonha, Grand-Est, Rhône-Alpes e PACA, além do norte da França e da região de Paris por meio de sua subsidiária JL Trans Distribution. Paralelamente, a empresa também desenvolveu uma atividade de armazenamento de produtos industriais em seu site na Bretanha, localizado em Saint-Agathon, bem como em seu novo site em Mâcon. Tem à sua disposição importantes recursos, dos quais se destacam dois armazéns de 2.400 e 1.000 m2, uma oficina de manutenção de viaturas e cerca de 50 caminhões e caminhões articulados (ou seja, cerca de uma centena de documentos de registros de veículosl relacionados). O Grupo Landois, que regista um crescimento robusto há vários anos com um volume de negócios global de 18M€ alcançado por 80 colaboradores com mais de 500 clientes, lançou em 2018 um vasto projeto de transformação digital da sua ferramenta de gestão com o duplo objetivo de melhorar a qualidade do seu serviço e satisfação dos seus clientes, bem como das condições de trabalho dos seus 60 motoristas.
O Problema
Segundo Nicolas Landois, “o principal desafio do nosso projeto, que lançamos há quatro anos, era automatizar e centralizar a gestão das nossas diversas atividades na nossa Sede. Ao mesmo tempo, queríamos modernizar nosso sistema de informação começando com o sistema existente e desenvolvendo novos aplicativos de negócios que fossem ágeis, comunicativos e acessíveis na estrada. O segundo desafio foi conseguir conectar esses aplicativos ao nosso software de contabilidade existente (Sage), ao mesmo tempo em que fornecemos aos nossos funcionários ferramentas modernas para otimizar seu tempo de trabalho.”
A Transports Landois abordou então o seu parceiro de integração, IT Solutions, e pediu-lhes que montassem uma solução de gestão global e fácil de usar, capaz de cobrir todo o ciclo do cliente desde o recebimento do pedido e a organização do ciclo por todo o caminho até à emissão de guias de remessa e, finalmente, as invoices (com base em clientes e códigos de item predefinidos).
Jean-Philippe Martin, Diretor de Soluções de TI, disse: “Com 200 faturas emitidas por semana, a Transports Landois queria principalmente ter uma solução eletrônica que estivesse diretamente ligada ao seu software de contabilidade, permitindo assim gerar faturas automaticamente em formato PDF a partir das guias de remessa emitidas, evitando as reentradas e os riscos de erro que lhes estão associados .”
A Solução
Após um estudo completo das necessidades e expectativas de negócio do transportador, a IT Solutions recorreu à Magic Software e mais especificamente à sua plataforma de aplicações Magic xpa para desenvolver uma solução personalizada e orientada para o futuro.
Vale ressaltar que a plataforma low code Magic xpa permite o design e a implantação rápida de aplicativos móveis multiplataforma que atendem às necessidades complexas das empresas como parte de sua transformação digital. Além disso, oferece uma experiência de usuário rica e personalizada graças à sua interface de design visual incorporada e à sua arquitetura baseada em modelos de componentes reutilizáveis.
Hoje, todas as faturas do transportador são eletrônicas e são enviadas aos seus clientes em formato PDF, tendo cada cliente um espaço web dedicado acessível através de um portal. Além disso, a solução desenvolvida permite lembretes mensais automatizados, gerando economia de tempo considerável e tornando a cobrança e gestão de suas receitas muito mais eficiente.
Nicolas Landois continuou: “Paralelamente, colocamos em funcionamento outros módulos que nos permitem gerir os horários e ausências dos nossos motoristas, os contratos de trabalho associados e a manutenção das nossas viaturas na nossa oficina – tudo isto através da plataforma Magic xpa.”
Este último ponto oferece um valor agregado real para o transportador que pode, portanto, rastrear o monitoramento de cada veículo e, assim, gerar estatísticas e otimizar seus custos de manutenção.
Os Benefícios
Nicolas Landois concluiu dizendo: “Agora que 100% das nossas faturas são processadas automaticamente e são totalmente eletrônicas, temos observado benefícios substanciais, em termos de tempo de processamento, em termos de eficiência de todos os serviços prestados e em termos de satisfação do cliente .”
Ele acrescentou: “Por enquanto, eliminamos quase todas as nossas antigas planilhas de Excel, bem como as múltiplas entradas que representam um risco real de erro e são uma perda de tempo para nossos funcionários. Eventualmente, e até o final de 2022, gostaríamos de tornar totalmente eletrônico o processo de envio de guias de entrega aos nossos motoristas, pois todos os seus veículos já estão geolocalizados em tempo real e equipados com tablets.”
Graças à solução desenvolvida em colaboração com a Magic Software e implementada pela IT Solutions, a Transportes Landois dispõe agora de um sistema de gestão moderno, flexível e escalável. Este sistema permitirá ao transportador desenvolver novas aplicações à medida que as suas atividades se expandem, ao mesmo tempo que trabalha para o objetivo sem papel a que se propôs.
